15 MẸO HÀNG ĐẦU ĐỂ QUẢN LÝ NHÂN VIÊN TỪ XA

Với 50% lực lượng lao động làm việc trong một vài lĩnh vực viễn thông và 80 đến 90% nhân viên nói rằng họ muốn làm việc từ xa ít nhất một phần thời gian, theo Global Workplace Analytics, cung cấp các cơ hội làm việc từ xa là một cách hấp dẫn để tìm kiếm được nguồn nhân lực đa dạng.

Mặc dù đây là kịch bản làm việc căn bản cho nhiều nhân viên, nhưng nhiều nhà quản lý khó có thể nắm  bắt được. Bạn có thể cảm thấy như bạn không kiểm soát được tình hình hoặc thấy rằng việc đạt được mức độ tin cậy với một đội từ xa có thể là một chút thách thức. Tuy nhiên, đó là phương thức trong tương lai của môi trường làm việc, và các nhà quản lý cần phải thích nghi để làm cho tình huống có hiệu quả với những người liên quan.

Để cung cấp cho các nhà quản lý một số hướng dẫn, 15 thành viên của Hội đồng Huấn luyện viên Forbes cung cấp những lời khuyên hàng đầu cho các công ty để nắm bắt và quản lý tốt hơn một lực lượng lao động từ xa. Đây là những gì họ gợi ý:

1. Đặt kỳ vọng rõ ràng

Ý tưởng về việc làm gì đó “thật nhanh” và “hiệu quả” là khác nhau ở mỗi người. Cho dù hiển thị các ví dụ về những gì bạn mong muốn được thực hiện, chia sẻ lịch, v.v., hãy đảm bảo bạn có những kỳ vọng rõ ràng từ những người bạn làm việc trực tuyến. Họ càng chuẩn bị tốt, họ có thể phục vụ tốt hơn. – Ilean Harris, Ilean Harris

2. Đối xử với nhân viên làm việc từ xa như những nhân viên làm việc tại cơ sở

Hãy đối xử với những người làm việc từ xa giống với cách đối xử với những người làm việc tại công ty. Cho những người làm việc từ xa thấy nhiều sự gần gũi nhất có thể. Hãy nhớ rằng, những người ở gần bạn nhìn thấy bạn trong hội trường, ăn cùng bạn vào bữa trưa, ghé qua văn phòng của bạn, v.v … Những người làm việc từ xa không thể tiếp cận điều đó và có thể cảm thấy xa cách. Trả lời họ càng nhanh càng tốt. Hãy tạo ra các cuộc hẹn với người xung quanh bạn – Wayne Anderson, Viện Khoa học Lãnh đạo LLC

3. Tương tác thường xuyên

Gắn kết nhân viên từ xa của bạn hàng ngày thông qua một số hình thức giao tiếp. Sử dụng nhiều kênh để giao tiếp. Sau đó, lên kế hoạch một cuộc gặp mặt trực tiếp thường xuyên theo lịch trình. Lịch này có thể là hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm và có thể được kết hợp với một chương trình đào tạo hoặc huấn luyện. Sự tương tác và tham gia liên tục này sẽ giúp nhân viên từ xa cảm thấy được là một phần quan trọng của tổ chức. – Barbara OMalley, Exec Advance LLC

4. Đào tạo, huấn luyện trên nền tảng trực tuyến

Tôi nghĩ rằng đó là điều cần thiết, đặc biệt là với các nhân viên ảo, để sắp xếp thời gian và nhìn nhau khi  nói chuyện. Chúng tôi sử dụng Zoom để làm việc với khách hàng và nhân viên của mình. Nếu chúng ta không sắp xếp thời gian hoặc nói chuyện với nhau và hy vọng đối mặt, sự im lặng sẽ trở nên rất lớn và nguy hiểm, vì các nhân viên làm việc từ xa có thể sẽ băn khoăn họ đang làm gì. – Tim Hagen, Huấn luyện tiến bộ

5. Tin tưởng vào đội nhóm của bạn

Đôi khi, các công ty không sẵn sàng nắm lấy lực lượng lao động từ xa vì không chắc chắn liệu công việc có được hoàn thành như khi họ ở văn phòng hay không. Để hạn chế vấn đề này, hãy thiết lập các nguyên tắc làm việc tại nhà, chẳng hạn như email phải được phản hồi trong vòng 24 giờ, sử dụng văn bản cho các vấn đề khẩn cấp và không có cuộc gọi nào giữa các giờ cố định để đảm bảo đồng đội không làm việc suốt ngày đêm. – LaKiesha Tomlin, Thrive Ambition, Inc

6. Làm cho họ cảm thấy là một phần của tổ chức

Một cách thường xuyên, thật dễ dàng để đặt ít sự chú ý hơn vào nhân viên làm việc từ xa. Điều này có thể được khắc phục với các cuộc họp ảo và quan hệ đối tác nhân viên. Xem xét việc chỉ định nhân viên từ xa với một điểm liên lạc địa phương nơi giao tiếp và kết nối có giá trị. Đừng mong đợi sẽ có một giai đoạn tăng tốc với đầy đủ các bước, kỳ vọng và đăng ký rõ ràng để đảm bảo quy trình được thực hiện đầy đủ. – Laura DeCarlo, Giám đốc nghề nghiệp quốc tế

      7. Chọn lọc theo sứ mệnh, giá trị, kết quả và vai trò

Những người làm việc từ xa thường bị đóng băng trước sự tương tác với những người tới văn phòng thường xuyên, vì vậy việc truyền thông theo mục tiêu là rất quan trọng. Giúp họ liên kết với sứ mệnh, những giá trị thực sự quan trọng với họ, cũng như kết quả mà họ yêu thích mang lại cho người khác và vai trò tự nhiên của họ trong mọi tình huống. Điều này sẽ giữ cho họ thực sự có động lực và làm việc với bạn lâu hơn và năng suất hơn. – Yuri Kruman, MasterTheTalk.com

8. Trước nhất phải có công cụ đáng tin cậy

Nếu nhân viên từ xa không thể tải xuống các tệp, phải ráng sức để nghe cuộc gọi hội nghị và liên tục nhận được lời mời họp trong khoảng thời gian họ vẫn đang ngủ, bạn đã không giải quyết được các vấn đề cơ bản. Đầu tiên, đầu tư vào các công cụ đáng tin cậy để có thể hợp tác. Sau đó phát triển các quy trình rõ ràng để sử dụng các công cụ như vậy. – Leila Bulling Towne, Tập đoàn Bulling Towne, LLC

9. Tập trung vào các mục tiêu, không phải là hoạt động

Điều quan trọng là quản lý kỳ vọng và tập trung vào các mục tiêu khi quản lý nhân sự làm việc từ xa. Đừng lo lắng nhiều về những gì đang được thực hiện. Thay vào đó, tập trung vào những gì đang được hoàn thành. Nếu chúng ta đang đạt được mục tiêu của mình, thì thật tuyệt. Nếu không, chúng ta cần xem xét tình hình kỹ hơn. Đó là tất cả về thành tựu, không phải hoạt động. – Donald Hatter, Donald Hatter Inc.

10. Hãy có mục đích

Tạo ra một bầu không khí mà lực lượng lao động từ có thể xa gắn kết và kết nối trực tiếp. Hãy chủ động chuẩn bị và định hướng nhân viên về văn hoá làm việc từ xa. Thiết lập kỳ vọng rõ ràng. Làm cho mỗi cuộc họp nhóm được tính với mục đích và cơ hội có chủ ý để tham gia và đóng góp theo nhiều cách khác nhau. Ý định là một thực tiễn thiết yếu, đặc biệt khi chúng ta không thể dễ dàng “nhìn thấy” người của mình. – Tonyalynne Wildhaber, Thực hành can đảm

11. Tạo chiến lược truyền thông

Quản lý một nhóm làm việc từ xa bắt đầu với một chiến lược truyền thông. Đầu tiên, hãy sắp xếp số lượng “báo cáo” chính thức hàng tuần. Thứ hai, thiết lập các hướng dẫn về nhu cầu hàng ngày. Một số người làm việc tốt hơn với một danh sách chi tiết các câu hỏi và suy nghĩ trong khi những người khác thích nhỏ giọt. Một sự hiểu biết về những gì khẩn cấp sẽ tiếp tục giảm thiểu sự kém hiệu quả, cho phép năng suất cao nhất. – Deborah Goldstein, Chuyên gia DRIVEN

12. Tránh đa tác vụ

Chỉ ra làm thế nào để tránh đa tác vụ. Cuộc gọi video thay thế một cuộc đàm luận qua điện thoại sẽ hoạt động tốt. Khuyến khích mọi người ở trong chế độ làm việc và tắt email qua lại càng nhiều càng hợp lý. Các đường dẫn email với “trả lời tất cả” rộng rãi có thể cản trở năng suất. Điều này có xu hướng lên đến đỉnh điểm vào thứ Sáu khi mọi người đang cố gắng di chuyển công việc ra khỏi phần của họ. Gửi một ghi chú cho bất cứ ai cần nó, nhưng gửi nó sớm trong ngày! – Matt Norquist, Liên kết, Inc.

13. Kết nối các mục tiêu của họ với mục tiêu của bạn

Thế giới đang chuyển nhanh sang một lực lượng lao động quan tâm đến việc học và nâng cao kỹ năng hơn là sự ổn định. Làm việc trong 30 năm cho cùng một công ty đã đi theo con đường của dodo. Tôi quan tâm đến mục tiêu học tập và cuộc sống của nhóm tôi, và trong các cuộc họp của chúng tôi, thường sẽ dành một chút thời gian để kết nối lợi ích của họ với các mục tiêu của công ty tôi. Cam kết và hiệu suất ở lại cao hơn nhiều. – Tina Dietz, StartS Something Creative Business Solutions

14. Sử dụng công nghệ để xây dựng cộng đồng

Xây dựng cộng đồng là điều quan trọng để phát triển lực lượng lao động từ xa gắn kết với nhau. Sử dụng công nghệ để tạo không gian dành riêng cho việc kỷ niệm những ngày đặc biệt (ví dụ: sinh nhật), các mốc quan trọng của công ty (ví dụ: tháng hoặc năm của dịch vụ), cũng như sự công nhận của cộng đồng. Có chủ ý về việc tạo cộng đồng giúp phát triển văn hóa doanh nghiệp truyền cảm hứng cho việc kết nối, điều này có thể dẫn đến tăng năng suất. – TC Cooper, UpwardAction® LLC

15. Thiết lập mối liên lạc thân thiết, thường xuyên giúp đỡ và hỗ trợ

Thông cảm và đánh giá cuộc sống của họ bằng cách thảo luận về gia đình, điểm chung và niềm tin chung. Về mặt quản lý, hãy kiểm tra thường xuyên (hàng ngày) bằng các công cụ cộng tác, tài liệu và bảng tính được chia sẻ, các cuộc điện thoại, trò chuyện và video để đầu tư vào mối quan hệ. Cho thấy bạn ủng hộ thành công của họ bằng cách sử dụng yêu cầu để giúp họ đạt được mục tiêu thay vì kiểm tra tiến độ và con số của họ. – Louis Carter, BPI

Nguồn: Forbes Coaches Council