Bản Mô Tả Công Việc Là Gì? Có Thực Sự Hiệu Quả Và Cần Thiết ? 

Bản mô tả công việc là một bản tài liệu mô tả lại các nhiệm vụ, công việc, trách nhiệm mà người đảm nhận vị trí đó phải thực hiện trong công việc hằng ngày.

Việc xây dựng được một bản mô tả công việc hoàn chỉnh sẽ giúp các nhà tuyển dụng tiết kiệm được thời gian sàng lọc hồ sơ của ứng viên. Và đó cũng là cơ sở để ứng viên có thể tự đánh giá mức độ phù hợp của bản thân trước khi ứng tuyển vào doanh nghiệp. Tuy nhiên, bản mô tả công việc này có thực sự cần thiết. Hãy cùng HSM tìm hiểu trong bài viết dưới đây bạn nhé.

Có cần thiết phải lập bản mô tả công việc trong mô hình quản trị linh hoạt và biến đổi nhanh?

Cùng với sự thay đổi chóng mặt về sự chuyển dịch của các mô hình tổ chức trong thế giới phẳng và sự biến động nhanh hơn về sản phẩm/ công nghệ/ thị trường. Đặc biệt hơn là sự phù hợp với nhóm nhân sự gen Z_ tham gia vào lực lượng lao động trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0 thì đường như tính động của hệ thống chức danh hay lộ trình thăng tiến cũng tăng lên rất nhiều lần.

Điều này lại càng làm tăng sự bối rối của các nhà quản lý nhân sự trong việc hoạch định hệ thống công việc nói chung và xây dựng mô tả công việc nói riêng. Có người buông xuôi cho rằng không cần thiết vì tổ chức của họ cần sự linh hoạt. Lại có những người cố gắng áp dụng những kiến thức được học trong việc xây dựng và soạn thảo đầy đủ hệ thống tài liệu. Nhưng hệ thống sau khi được ban hành áp dụng thì không hiệu quả bởi những lý do lãng xẹt như vừa ban hành đã lỗi thời do phân công lại. Hay không được cập nhật phiên bản mới khi có sự điều chỉnh; thậm chí ngay từ khi soạn thảo đã là một văn bản máy móc, giáo điều không có ý nghĩa áp dụng.

Và trên thực tế, đối với team quy mô nhỏ hoặc giai đoạn ngắn ban đầu thành lập team thì mỗi cá nhân đều có thể “gồng” lên như những chú lính cứu hỏa. Cho nên mọi việc đều được kiểm soát và giải quyết. Tuy nhiên, cùng với sự trưởng thành của team và độ phức tạp công việc tăng lên của mỗi thành viên trong team thì bắt đầu phát sinh các nhu cầu liên quan đến đánh giá năng lực, đánh giá kết quả công việc và bắt đầu xuất hiện những bất đồng, những phàn nàn không có căn cứ hoặc vô cùng cảm tính.

Lợi ích của bản mô tả công việc mà bạn nên biết

Chúng ta hãy quay lại với lợi ích của việc xây dựng được mô tả công việc (Job Descriptions _ viết tắt “JD”)? Đó là:

• Nó giúp người đảm nhiệm công việc (Job holders) xác định rõ những gì cần làm, những việc ưu tiên và hiểu rõ vị trí của bản thân trong tổ chức
• Giúp người quản lý triển khai được tới nhân viên những việc cần làm và các tiêu chí được sử dụng để đánh giá kết quả công việc
• Mô tả công việc còn được ứng dụng trong việc hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo phát triển và định giá công việc, từ đó xác định chế độ đãi ngộ phù hợp

Chính vì vai trò quan trọng đó của bản mô tả công việc, nên nếu không được xây dựng, hoặc xây dựng không hiệu quả thì sẽ dẫn đến những chênh vênh của tất cả những người có liên quan đến vị trí công việc đó, làm cho mối quan hệ lao động ngày càng có nguy cơ xấu đi. Ngược lại, bản mô tả công việc được xây dựng một cách hiệu quả, dù không quá câu nệ về hình thức theo kiểu nguyên tắc truyền thống thì nó vẫn sẽ trở thành một tài liệu dẫn hướng cho những hành động tích cực theo đúng mục tiêu của tổ chức.

Làm thế nào để xây dựng bản mô tả công việc hiệu quả?

Dưới đây là một số gợi ý để bạn có thể xây dựng nội dung bản mô tả công việc hiện đại và hiệu quả:

Bạn có thể vận dụng sáng tạo đối với form biểu mẫu, nếu được thì có thể thu gọn trong 1 trang A4 và thậm chí có thể được trình bày tối ưu kiểu infografic.

Bản mô tả công việc cần nói lên được:

• Đâu là những “sản phẩm” chính nhất mà một công việc cần đạt được kết quả cụ thể nhằm đạt tới mục tiêu đã được đặt ra cho vị trí công tác đó?
• Để đo lường kết quả công việc thì dựa vào điều gì? bằng cách nào? làm sao để “Job holder” biết mức nào là hoàn thành?

Nên tích hợp mô tả công việc (JD) và tiêu chuẩn công việc (JS) trên cùng 1 tài liệu, tuy nhiên nó cũng cần có tối thiểu những phần sau:

• Mô tả ngắn gọn về vị trí công việc, quan hệ công việc, đặc điểm điều kiện làm việc
• Những mục tiêu chính và vai trò/ trách nhiệm cụ thể
• Các yêu cầu về kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất thái độ và những yêu cầu cần thiết khác nếu có (KSAO)
• Hiệu lực của tài liệu:

          + Xác nhận: phần này thể hiện được tài liệu đã được xác nhận bởi cả Người đảm nhiệm và Người quản lý để làm cơ sở cho việc thực hiện. Hình thức xác nhận có thể thông qua bản cứng hoặc trên phần mềm quản lý.

          +Để tránh bị nhầm lẫn với những phiên bản không chính thức hoặc lỗi thời, trong soạn thảo văn bản bạn nên đánh mã ký hiệu văn bản/ phiên bản và ngày hiệu lực

Cuối cùng, quay lại câu hỏi: Có thực sự cần thiết xây dựng mô tả công việc trong bối cảnh mọi thứ đều đang biến động và thay đổi liên tục không? Theo quan điểm cá nhân của mình thì bản mô tả công việc hiệu quả là thực sự cần thiết. Nhưng nó cũng không phải là chiếc đũa thần, không thể đề cập được hết từng chi tiết, từng hành động, từng công việc cụ thể mà bạn cần làm. Khi đó, chúng ta cần đến “A-Attitude” để đi tiếp…

Nguồn:

Mrs. Lê Thị Thu Thuỷ