QUY LUẬT 80/20 PARETO: NHẬN BIẾT ĐIỀU QUAN TRỌNG ĐỂ TIẾT KIỆM THỜI GIAN

Thước đo năng suất đầu tiên để quyết định tính hữu ích của một hành động chính là Quy luật Pareto, hoặc có tên gọi khác là quy tắc 80/20. Quy luật này có nghĩa là gì?

Nó chỉ ra rằng 80% ảnh hưởng đến từ 20% nguyên nhân, hoặc 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực và thời gian. Trong kinh tế, có một quy tắc thực tế là 80% lợi nhuận đến từ 20% khách hàng. Tỉ lệ này có thể du di và tăng lên là 90/10 trong một vài trường hợp.

Dựa theo Quy luật Pareto, hãy tự hỏi những câu hỏi sau đây:

• Đầu tiên, 20% những hành động nào sẽ giúp tôi hoàn thành 80% nhiệm vụ của mình?
• 20% Khoảng thời gian nào là lúc tôi tập trung 80% và năng suất hơn khoảng thời gian khác?
• Có 20% những người và hoạt động nào gây ra 80% các rắc rối và khiến tôi không hạnh phúc?
• 20% Những người và hoạt động nào tạo ra 80% kết quả tôi mong ước và khiến tôi hạnh phúc?

Định luật Parkinson – Thước đo năng suất

Thước đo năng suất thứ hai là Định luật Parkinson. Nó được định nghĩa như sau:

“Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó.”

Nói một cách dễ hiểu, nếu bạn cho phép bản thân mình dành một tuần để hoàn thành một công việc, đó chính xác là khoảng thời gian nó sẽ tiêu tốn của bạn. Nhưng nếu bạn cho phép mình đến cả một tháng, thì đó cũng chính là khoảng thời gian mà bạn cần cho cùng một công việc ấy. 

Có một bí quyết về những hạn chót

Nếu bạn cho mình một ngày để hoàn thành một dự án, áp lực thiếu thời gian sẽ buộc bạn phải tập trung cao độ vào công việc. Bạn thực chất không thể có thời gian để lang thang vơ vẩn, tìm những thứ làm trì trệ hoạt động của mình. Bạn có thể thử nghiệm phương pháp sau:

• Hãy đảm nhận một nhiệm vụ rồi cho bản thân mình đúng một ngày để hoàn thành nó. Nhưng bạn cần cố gắng nghiêm khắc và không gian lận. Bạn cũng cần xem nó như một công việc của cả cuộc đời bạn hay một dự án sống còn.
• Khi thực hiện, hãy lưu ý lại những điểm cần tập trung, những hành động nào giúp bạn nhiều nhất để hoàn thành, khi nào bạn sáng tạo tốt nhất, v.v…
• Thử tạo ra một công việc như vậy có thể giúp bạn thu được những thông tin giá trị về bản thân. Bạn làm việc dưới áp lực như thế nào, đâu là điểm mạnh của bạn, những công cụ nào giúp bạn, điều gì khiến bạn phân tâm.
• Thực hành nó ngày một thường xuyên hơn sẽ giúp bạn phát triển thói quen làm việc nhanh và hiệu quả hơn khi có hạn chót

Các nghiên cứu chỉ ra rằng, những người có hẳn một tháng để hoàn thành một công việc hay những người chỉ được phép làm trong hai ngày cùng đạt được kết quả như nhau. Công việc của những người có ít thời gian hơn tập trung vào nhiều hành động thực tiễn và có giải pháp định hướng hơn. Bởi vì thời gian quá gấp, họ buộc phải tập trung vào những phần trực tiếp giúp hoàn thành công việc đó.

Kết hợp Quy luật 80/20 và Định luật Parkinson

Quy luật 80/20 Pareto và Định luật Parkinson kết hợp cùng nhau sẽ giúp bạn có nhiều thời gian rảnh hơn. Từ đó, bạn sẽ có những cơ hội lựa chọn:

1. Giới hạn các công việc của bạn vào những việc quan trọng để giảm thời gian làm việc. (Quy luật Pareto)
2. Giảm thời gian làm việc để giới hạn các công việc và tập trung vào những việc quan trọng. (Định luật Parkinson)

Hãy xác định một vài công việc quan trọng có thể tạo ra giá trị lớn nhất cho mục tiêu của mình.

Sau đó hãy lên kế hoạch thực hiện với hạn chót thật ngắn và cụ thể. 

Hãy nhớ nhắc nhở bản thân kiểm tra năng suất hằng ngày.

Đó là một trong số những điều hay nhất được rút ra từ cuốn The 4-Hour Workweek. Bạn nên cài đặt ba mốc thời gian nhắc việc (tất nhiên là không kể báo thức buổi sáng và nhắc giờ đi ngủ) trong Ứng dụng Nhắc việc của điện thoại. Một cái vào lúc 10 giờ sáng, một cái lúc 3 giờ chiều, và một cái lúc 5 giờ chiều, nhắc nhở cùng một nội dung:

“Tôi có đang làm việc hiệu quả không?

Những gì tôi đang làm bây giờ có quan trọng không?”

HSM khuyến khích bạn hãy thử xem sao.

Đôi khi bạn cũng ăn gian một chút bằng việc lượn lờ trên một số trang web. Khi điện thoại của bạn kêu ‘ting ting’, giống như đang nhìn chằm chằm vào bạn với một cái cau mày, bạn sẽ có cảm giác như mình là một đứa trẻ vừa bị bắt quả tang, và ngay sau đó bạn sẽ tắt trình duyệt web và quay lại với công việc của mình. Các kết quả thấy được quan trọng hơn nhiều so với hành động vô tội vạ.

Ứng dụng hai quy luật để tăng hiệu quả cho thói quen hàng ngày

Từ hai cơ hôi lựa chọn của quy luật 80/20 Pareto và định luật Parkinson, bạn cũng có thể đặt ra một vài quy tắc để tiết kiệm thời gian cho chính mình. Hãy bắt đầu từ những thói quen nhỏ hàng ngày, chẳng hạn như: 

• Biến các cuộc đối thoại hằng ngày thành hành động ngay lập tức.
• Giới hạn việc đọc và trả lời email của bạn một lần mỗi ngày, hoặc thậm chí một lần mỗi tuần nếu có thể.
• Đặt chế độ trả lời tự động cho người gửi biết bạn sẽ chỉ kiểm tra email một lần một ngày hoặc một tuần.
• Sử dụng trang rescuetime.com để xem bạn dành bao nhiêu thời gian cho các công việc khác nhau.
• Chặn những trang web làm bạn sao nhãng trong khi đang làm việc. 

Nếu như bạn đang là nhân viên cho một công ty, tình trạng mất thời gian vào những việc vô nghĩa xảy ra đôi khi không phải do lỗi của bạn. Nhưng không may là, đa số các tổ chức không khích lệ người lao động sử dụng thời gian hiệu quả – trừ khi họ được trả lương theo công việc được hoàn thành. Lương trả theo giờ là điều tệ nhất. Kiểu làm việc này lại có xu hướng kích thích người lao động kết thúc công việc càng lâu càng tốt để được trả lương cao hơn với ít nỗ lực hơn. Với tâm lý này, thời gian càng bị lãng phí bởi vì bạn có quá nhiều thời gian. Kể cả khi bạn đã được tuyển dụng, bạn cũng không nên lãng phí thời gian như vậy. Hãy sử dụng thời gian thông minh hơn. 

Lời kết

Khi bạn có thời gian, bạn sẽ thấy sự khác biệt về chất lượng cuộc sống và niềm vui trong công việc. Bạn sẽ có cảm giác làm chủ và khám phá những điều chưa biết về bản thân. Vì vậy, hãy làm việc một cách thông minh hơn bằng cách tập trung vào những điều quan trọng với quy luật 80/20 Pareto và định luật Parkinson. 

Để tìm hiểu thêm về cách xác định và tập trung vào những mục tiêu quan trọng để nâng cao hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp và cả cuộc sống cá nhân, hãy tham gia lớp học virtual “Nhà Quản Lý hiệu suất cao” của HSM để được tư vấn bởi các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực nhân sự ở Việt Nam.