QUY TRÌNH QUẢN LÝ HIỆU SUẤT NHÂN SỰ HIỆU QUẢ

Quản lý hiệu suất hiệu quả là một quá trình giao tiếp liên tục giữa các nhà quản lý và nhân viên trong suốt cả năm. Quá trình này lặp lại theo nhiều chu kỳ và diễn ra liên tục cho đến khi nhân viên kết thúc làm việc tại doanh nghiệp.  Một quy trình quản lý hiệu suất bao gồm 4 bước: Lập kế hoạch, Đào tạo, Đánh giá, Khen thưởng. Dù nhiều nhà quản lý hay coi trọng giai đoạn Đánh giá nhưng đối với quản lý hiệu suất, giai đoạn nào cũng quan trọng như nhau và trở thành xương sống của toàn bộ quy trình:

 

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch

 1.1. Xác định

Phòng nhân sự và nhà quản lý cần xác định các khía cạnh của công việc, bao gồm mô tả công việc, mục tiêu dài hạn và ngắn hạn, xác định các mục tiêu chính và phát triển một thước đo rõ ràng về cách các mục tiêu đó sẽ được đo lường và đánh giá.

Điều kiện cho một mục tiêu tốt:

• Một mục tiêu tốt phải rõ ràng, được thực hiện ở định dạng SMART (cụ thể, có thể đo lường, có khả năng đạt được, thực tế, có giới hạn thời gian) và các tiêu chuẩn hiệu suất rõ ràng nên được đặt.
• Phù hợp với các giá trị của tổ chức.
• Phải hoàn thành tiêu chí đo lường theo thuật ngữ định lượng.
• Nên thử thách để khuyến khích hiệu suất tốt hơn và đạt được các tiêu chuẩn cao.
• Có thể đạt được và phải nằm trong phạm vi của khả năng của một cá nhân.
• Được sự đồng ý của người quản lý và nhân viên liên quan.
• Phải có thời gian ràng buộc và nhấn mạnh vào kết quả dựa trên nhóm.

 1.2. Phản hồi

Khi quản lý đã hoàn thành việc xác định các kế hoạch và mục tiêu, nhân viên nên có cơ hội tham gia góp ý. Bởi vì họ là những người trực tiếp thực hiện công việc và có một cái nhìn sâu sắc, tổng quan về những kỹ năng, năng lực và mục tiêu tốt nhất để đạt được các mục tiêu của tổ chức. 

1.3. Phê duyệt

Lãnh đạo, quản lý và nhân viên đều thống nhất toàn bộ công việc, mục tiêu và những kế hoạch để thực hiện mục tiêu. Bằng cách thực hiện bước này của quá trình quản lý hiệu suất, nhà quản lý sẽ tạo tiền đề cho toàn bộ quá trình hợp tác, đồng thời nhân viên cảm thấy rằng họ được tôn trọng và tham gia vào việc thiết lập mục tiêu của tổ chức.

Giai đoạn 2: Giám sát và can thiệp cải thiện hiệu suất

2.1. Tổ chức các cuộc họp một cách kịp thời, thường xuyên

Khi các thông số của công việc và mục tiêu cho tương lai đã được đặt ra, bước tiếp theo của quy trình quản lý hiệu suất bắt đầu. Quá trình đào tạo là vô cùng quan trọng và phải được thực hiện một cách thường xuyên. 

2.2. Đào tạo, huấn luyện và kế hoạch cải thiện hiệu suất

Các cuộc họp này nên tập trung vào giải pháp cải thiện hiệu suất thay vì việc trừng phạt nếu hiệu suất nhân viên thấp. Việc giải trình về những khó khăn trở nên tiêu cực khi được đưa ra sẽ khiến nhân viên không còn trung thực với việc đó, thay vào đó là nói dối những vấn đề mà họ đang gặp phải. 

Một kế hoạch gồm mục tiêu mới được thiết lập cho nhân viên và thời hạn mới được đưa ra để hoàn thành các mục tiêu đó. Nhân viên sẽ được thông báo rõ ràng về các mục mà bản thân dự kiến ​​cần cải thiện. 

2.3. Xem lại mục tiêu nếu cần thiết

Khi quá trình quản lý hiệu suất tiếp tục, nhà quản lý nên xem xét có cần điều chỉnh lại các mục tiêu cũng như chú ý đến các cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên của họ.

Bước này bao gồm quan sát hiệu suất tổng thể của nhân viên, quá trình hoạt động tốt như thế nào và cũng bao gồm việc công nhận và khen thưởng – đây là một phần cực kỳ quan trọng của quy trình chung.

Giai đoạn 3: Đánh giá nhân viên

Theo đó, hàng kỳ tùy từng doanh nghiệp, người lãnh đạo, quản lý và nhân viên đều phải ngồi lại với nhau để xem xét kết quả thực hiện của nhân viên cũng như đưa ra những góp ý kịp thời cho nhân viên thực hiện các cam kết đặt ra.

3.1. Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

Cuối chu kỳ quản lý hiệu suất thường kỳ cần có bước đánh giá hiệu suất nhân viên. Thông thường, chúng được tổ chức mỗi năm từ 1-2 lần, để xem nhân viên hiệu quả công việc trong khoảng thời gian đó. Tuy nhiên việc thực hiện hàng tháng là để giúp nhân viên giải quyết vấn đề, điều chỉnh mục tiêu và các nhiệm vụ khác trong tương lai. Đánh giá hiệu suất này là bước duy nhất nhìn lại để quá trình vừa qua của tổ chức. 

3.2. Xem xét quy trình quản lý hiệu suất

Ở giai đoạn này, điều quan trọng là cả quản lý và nhân viên phải nhìn lại được thời kỳ vừa qua quy trình quản lý hiệu suất hoạt động tốt như thế nào.  

Các câu hỏi có thể đặt ra ở đây là:

• Mục tiêu cá nhân và tổ chức có được hoàn thành không? Nếu không thì tại sao?
• Nhân viên phải đối mặt với những thách thức nào?
• Đào tạo như thế nào sẽ giúp nhân viên thực hiện tốt hơn?
• Phản hồi của quản lý có hỗ trợ được gì không? Nếu không, tại sao?
• Làm thế nào quá trình quản lý được thực hiện tốt hơn?
• Liệu thời gian đã dành cho quá trình này có hiệu quả?

3.3. Xem xét việc hoàn thành mục tiêu tổng thể

Tất nhiên, một trong những câu hỏi chính cần trả lời là: Nhân viên có đạt được mục tiêu của họ không? Nhân viên hoàn thành các nhiệm vụ được giao cho họ trong suốt cả năm ở mức độ nào?

Điều quan trọng là phải xem xét cả các mục tiêu nhỏ và lớn vì nhà quản lý sẽ phát hiện được những vấn đề cần được cải thiện trong doanh nghiệp để đạt được mục tiêu tổng thể. 

3.4. Đưa ra phản hồi 

Một phần quan trọng của đánh giá là đưa ra và nhận lại phản hồi. Quản lý nên đưa ra phản hồi, nhận xét để nhân viên biết các vấn đề mà họ có thể cải thiện hiệu suất trong tương lai. Nhân viên cũng nên được khuyến khích đưa ra phản hồi trung thực về quy trình và làm thế nào để quản lý có thể làm tốt hơn.

Giai đoạn 4: Hành động

4.1. Phần thưởng và công nhận

Bước này là phần quan trọng nhất: nhân viên sẽ không có động lực nếu họ có lý do để làm vậy. Phần thưởng cho nhân viên không nhất thiết phải là tiền, sự công nhận nỗ lực có thể thể hiện ở những thứ khác như dự án mới, thông báo trên toàn công ty về kết quả đạt được, thời gian nghỉ ngơi hoặc trao cơ hội thăng cấp. 

Ở các tập đoàn lớn, ngoài lương thưởng họ chú trọng nhiều đến quyền sở hữu (ESOP). Lương của CEO tập đoàn máy tính Hewlett-Packard (HP) chỉ là 1 USD, nhưng hàng năm ông có thể nhận được hàng chục triệu USD từ các khoản thưởng và quyền sở hữu cổ phiếu.

4.2. Đưa ra những quyết định nhân sự

Suy cho cùng thì không nhà lãnh đạo nào lại muốn sa thải nhân viên vì những nguy cơ chảy máu chất xám, khó tuyển dụng lại hay về mặt lương tâm. Nhưng khi không còn phương án nào khác tốt hơn, doanh nghiệp cần dựa vào những dữ liệu có sẵn, so sánh và dứt khoát lựa chọn ra những nhân viên xuất sắc nhất để giữ lại.

4.3. Thiết lập kế hoạch cho chu kỳ quản lý hiệu suất tới

Sự kết thúc của mỗi quá trình quản lý hiệu suất mang lại cho ban lãnh đạo và nhân viên cơ hội để đưa ra phản hồi về toàn bộ quá trình, rút kinh nghiệm cho giai đoạn lập kế hoạch cho chu kỳ tới.

Hiểu được quy trình quản lý hiệu suất nhân sự, giúp nhà quản lý có cái nhìn bao quát, và rõ ràng về việc quản lý, giám sát và phát triển hiệu suất đội ngũ nhân sự của tổ chức. Từ có có những phương hướng, chiến lược phát triển hiệu quả hơn nữa. 

Nguồn: Base.vn

Thông tin liên hệ:

– Hotline: 0965 609 220

– Email: info@hsmconsulting.vn

– Website: http://hsm.edu.vn

– Fanpage:https://www.facebook.com/HocvienchienluocnhansuHSM