[Tips] 5 Lỗi Cần Tránh Khi Xây Dựng Bản Mô Tả Công Việc 

Việc xây dựng được một bản mô tả công việc rõ ràng không chỉ thu hút được ứng viên mà nó còn giúp bạn tiết kiệm được thời gian sàng lọc hồ sơ của doanh nghiệp. 

Một thực trạng đau lòng mà rất nhiều nhà quản lý nhân sự chuyên nghiệp thường xuyên gặp phải là bản mô tả công việc kém hiệu quả, không liên quan đến công việc của ứng viên, hay thường xuyên copy và paste một cách máy móc cho xong việc. Đây là hệ quả của việc làm qua loa và không hiểu đúng bản chất, ý nghĩa mô tả công việc (Viết tắt “JD”).

Điều này không chỉ bỏ lỡ những ứng viên giỏi và phù hợp với doanh nghiệp và còn khiến doanh nghiệp của bạn tốn thời gian, tiền bạc và công sức. Trong bài viết dưới đây Học viện Chiến lược nhân sự HSM sẽ chỉ ra cho bạn 5 lỗi sai cơ bản cần tránh khi xây dựng bản mô tả công việc nhé. 

Thứ nhất: Viết ra những gì mà NGƯỜI đảm nhiệm công việc đó đang thực hiện khi xây dựng bản mô tả công việc

Việc xây dựng một bản JD hợp lý phải dựa trên CÔNG VIỆC – không dựa trên NGƯỜI. Điều này được thể hiện ngay từ tên của loại văn bản này, và nó cũng được dùng nhất quán thành 1 thuật ngữ chuyên môn chung ở cả quốc tế (Job Description) cho đến Việt Nam là “Mô tả Công Việc”. Tuy nhiên, rất nhiều người khi viết mô tả công việc lại thường nhìn vào NGƯỜI ĐANG ĐẢM NHIỆM công việc đó. 

Với hệ thống quản lý còn nhiều vấn đề đáng bàn, thì việc NGƯỜI ĐẢM NHIỆM công việc nhiều khi chưa ĐÚNG. Và cũng chẳng ĐỦ để đại diện cho chính công việc đó. 

Vì vậy nếu người xây dựng bản mô tả công việc vướng phải lỗi này thì việc JD được lập nên chẳng liên quan gì tới công việc cần được mô tả là điều dễ hiểu. 

Lỗi này nếu xảy ra sẽ gây ra những hậu quả như: sẽ có những việc chồng chéo hoặc có những điểm mù, những khoảng trắng khi mà NGƯỜI đó không ưu tiên làm, chưa làm thì sẽ không được mô tả hoặc nhất thời người soạn thảo không ghi nhớ được để đưa vào mô tả.

Nếu bạn tập trung vào CÔNG VIỆC, bạn sẽ quan tâm đến chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận/ từng vị trí trong tổ chức. Do đó việc soạn thảo JD không những SMART mà còn giúp cho việc thiết kế tổ chức hiệu quả hon.

Thứ hai: Viết lan man hoặc chỉ gạch đầu dòng nhiệm vụ phải làm

Hãy suy nghĩ kỹ để xác định đâu là những “sản phẩm” CHÍNH NHẤT mà một công việc cần đạt được nhằm đạt tới mục tiêu đã được đặt ra cho một vị trí công tác? Sau đó, hãy viết ra một cách thật ngắn gọn, thật cụ thể, thật dễ hiểu và làm sao để có thể đo lường được khi đánh giá kết quả công việc của người thực hiện nhiệm vụ đó. 

Tức là: Bản mô tả công việc cần ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu và mỗi công việc cần có MỤC ĐÍCH (ra kết quả là gì, thế nào gọi là hoàn thành, đo bằng cách nào?).

Công thức viết: Mỗi nhiệm vụ cụ thể cần có 2 phần, một phần là nhiệm vụ và một phần là kết quả mong muốn cần đạt được của nhiệm vụ đó.

Ví dụ bản mô tả công việc của một  Thủ quỹ bao gồm: “Thực hiện công việc quản lý hồ sơ, tài liệu, chứng từ liên quan đến công tác quỹ tiền mặt, đáp ứng các yêu cầu về quản lý chứng từ theo tiêu chuẩn/ chuẩn mực kế toán và theo quy định của Công ty”.

Như vậy: 

• Phần 1 là “Thực hiện công việc quản lý hồ sơ, tài liệu, chứng từ liên quan đến công tác quỹ tiền mặt” để chỉ một trong những nhiệm vụ cụ thể của Thủ quỹ.
• Tiếp đó, phần 2 là “đáp ứng các yêu cầu về quản lý chứng từ theo tiêu chuẩn/ chuẩn mực kế toán và theo quy định của Công ty” là kết quả cần đạt của nhiệm vụ này. Khi đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người được phân công làm Thủ quỹ thì người Quản lý sẽ đánh giá cả 2 yếu tố: có quản lý hồ sơ, tài liệu, chứng từ liên quan không? việc quản lý đó có tuân thủ tiêu chuẩn/ chuẩn mực kế toán không?

Thứ ba: Đưa ra những tiêu chuẩn quá cao hoặc không hợp lý đối khi xây dựng bản mô tả công việc

Một phần xuất phát từ sai lầm thứ nhất, khi nhìn vào người đảm nhiệm công việc, ta thường viết ra các tiêu chuẩn công việc (Job Specification – JS) bằng cách mô tả lại đúng người đang làm nó. Cũng như phân tích ở trên, người đang đảm nhiệm có thể vượt quá mức mà công việc cần thiết hoặc chưa đạt tới yêu cầu công việc và thực tế là khi đó, “người đó” chỉ “tạm thời” đảm nhiệm vị trí này, bất kỳ lúc nào họ cũng có thể rời bỏ công việc đó khi họ có được công việc vừa đúng năng lực của mình để phát huy tốt nhất và cắt bỏ những chán nản hoặc áp lực do làm dưới sức hoặc quá sức của mình.

Cũng có nhiều trường hợp điển hình khác là hiện tượng copy & paste rất dễ dàng các JD được tung lên mạng. Và mỗi một doanh nghiệp lại có những yêu cầu rất khác nhau về tiêu chuẩn cho công việc đó. 

Khi máy móc áp dụng bản mô tả công việc chứa đựng sai lầm này thì doanh nghiệp của bạn sẽ gặp những hậu quả như: tuyển không đúng người, không thể tuyển được. 

Vi vay, hãy đưa ra những tiêu chuẩn phù hợp đủ để thực hiện được công việc chứ không phải HOÀN HẢO trên mức công việc cần. 

Ví dụ: Một người học hệ cao đẳng chuyên ngành tài chính kế toán hoàn toàn có thể làm tốt công việc thủ quỹ nếu kèm theo những phẩm chất thái độ phù hợp với công việc như chăm chỉ, cẩn thận, nhạy cảm với con số, tôn trọng nguyên tắc và trung thực. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đưa ra yêu cầu cao hơn mức cần thiết, chẳng hạn yêu cầu tốt nghiệp đại học thì có thể doanh nghiệp sẽ khó tuyển dụng hơn hoặc phải trả mức lương cao hơn. Và thậm chí vị trí đó sẽ không ổn định bởi người đó sẽ dễ dàng rời bỏ khi tìm được công việc có chuyên môn sâu hơn.

Tóm lại, cần gắn chặt chẽ với các yêu cầu TỐI THIỂU đủ để thực hiện công việc cụ thể (phù hợp để thực hiện được công việc chứ không phải hoàn hảo trên mức công việc cần)

Thứ tư: Thường thêm cụm từ: “và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của lãnh đạo…”

Nhiều người có tâm lý đưa cụm từ này vào cho “an toàn”, để dự phòng khi có phát sinh thì nhân viên không thể từ chối được.

Tuy nhiên ngày nay khi mà quan hệ lao động không còn là cơ chế xin cho (xin việc), người lao động giỏi có quá nhiều cơ hội việc làm và dễ dàng tiếp cận với các cơ hội công việc tốt hơn thì họ sẽ có đưa tiêu chí lựa chọn môi trường làm việc rõ ràng, minh bạch. Và dòng nhiệm vụ này sẽ làm cho họ “lấn cấn” trong quyết định “thế tóm lại tôi có thể phải đi đón con cho Sếp ư? rồi thì tỷ trọng của công việc khác này là bao nhiêu? ảnh hưởng tới kết quả thực hiện công việc chính của tôi như thế nào?”

Vì vậy, bạn hãy mạnh dạn bỏ cụm từ này khi viết mô tả công việc nhé. Khi phát sinh công việc cần thiết khác chưa được nêu trong mô tả công việc thì bạn hãy ngồi lại với nhân viên để trao đổi thống nhất, sau đó sửa đổi và ban hành một phiên bản mới đầy đủ hơn.

Thứ năm: JD được soạn thảo chỉ để đăng tin tuyển dụng, sau đó thì quên luôn.

Đúng vậy, nhiều nơi chỉ xây dựng bản mô tả công việc để đăng tin tuyển dụng, để gửi cho ứng viên. Nhưng sau khi tuyển dụng được thì quên luôn nó. Dẫn đến giao việc hoặc quản lý/ đánh giá lại tùy tiện tại thời điểm thực hiện. Và vì vậy, vô hình chung những lợi ích và vai trò quan trọng của mô tả công việc sẽ bị mất đi, thay vào đó là những rắc rối trong quản lý công việc và quản lý nhân sự trong tổ chức lại sinh ra.

Vậy nên bạn ơi, khi đã dành tâm huyết xây dựng bản mô tả công việc rồi thì hãy ứng dụng nó thật triệt để nhé. Nó sẽ giúp bạn và tổ chức của bạn rất nhiều đấy! 

Nguồn:

Mrs. Lê Thị Thu Thuỷ