- 01/07/2020
- Posted by: HSM
- Categories: Tin hoạt động, Tin tức
Văn hoá báo cáo là gì? Tại sao nó lại là gốc rễ của Văn hoá doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu chủ đề này với qua chia sẻ của Giáo sư Phan Văn Trường trong workshop “Đâu là Gốc rễ Văn Hoá Doanh Nghiệp” của HSM.
Tối ngày 30/06/2020, HSM hân hạnh được tổ chức buổi Workshop online “Đâu là Gốc rễ Văn Hoá Doanh Nghiệp” với khách mời là Giáo sư Phan Văn Trường. Giáo sư đã có nhiều năm là chuyên gia cao cấp trong lĩnh vực đàm phán quốc tế, từng nắm giữ cương vị chủ tịch của nhiều tập đoàn lớn và là cố vấn của Chính phủ Pháp về thương mại Quốc tế. Giáo sư còn là tác giả của các đầu sách nổi tiếng trong lĩnh vực quản trị như “Một Đời Thương Thuyết” và “Một Đời Quản Trị.” Chương trình được điều phối bởi chị Trần Thị Thu Hồng, chuyên gia nhân sự và Giám đốc Nhân sự Tập đoàn Golden Gate. Buổi workshop được hưởng ứng nhiệt liệt với sự tham gia của hơn 80 anh chị đến từ nhiều lĩnh vực và công ty khác nhau.
Nội dung chia sẻ bao gồm:
- Tổng quan về văn hoá doanh nghiệp (VHDN)
- Các vấn đề thường gặp khi triển khai văn hoá doanh nghiệp
- Gốc rễ của văn hoá doanh nghiệp
- Cách thức triển khai gốc rễ văn hoá hiệu quả
Buổi chia sẻ được xây dựng quanh chủ đề Văn hoá Báo cáo với tinh thần trao đổi giữa diễn giả và các anh chị tham gia. HSM xin tổng hợp lại một số chia sẻ nổi bật của buổi workshop dưới đây:
Phần I: Tổng quan về văn hoá doanh nghiệp
Có rất nhiều định nghĩa cho khái niệm “văn hoá doanh nghiệp.” Có anh chị chia sẻ, văn hoá doanh nghiệp là “linh hồn của doanh nghiệp,” là “cách tổ chức và ứng xử của lãnh đạo,” hay bao gồm “điều còn lại kể cả khi tất cả các thứ đã mất đi.” Dù được định nghĩa thế nào, GS. Phan Văn Tường đã tổng kết: “Văn hoá là phần quan trọng nhát của khâu quản trị doanh nghiệp. Văn hoá doanh nghiệp chính là chất keo gắn kết mọi người để nâng cao hiệu quả mà vẫn giữ được niềm vui trong công việc.”
Phần II: Các vấn đề thường gặp khi triển khai văn hoá doanh nghiệp
Trong thời gian gần đây, các doanh nghiệp Việt Nam bắt đầu chú trọng văn hoá để hướng tới mục tiêu phát triển lâu dài hơn. Tuy nhiên, làm thế nào để triển khai văn hoá doanh nghiệp lại là vấn đề đau đầu của nhiều bậc lãnh đạo. Có chị chia sẻ, mặc dù doanh nghiệp của mình tập trung nhiều người trẻ và đã bắt đầu hình thành phong cách làm việc, việc xác định rõ tính cách và văn hoá hiện tại để định hình hướng phát triển còn gặp khó khăn. Một lãnh đạo tham gia workshop nhận định, doanh nghiệp mình khi thành lập chỉ tập trung vào vào doanh thu và mới bắt đầu chú trọng về phát triển văn hoá. Điều này gây khá nhiều trở ngại khi triển khai những thay đổi trong một doanh nghiệp nhiều nhân viên và quy trình.
Phần III: Văn hoá báo cáo – Gốc rễ của Văn hoá doanh nghiệp
Đây là phần trọng tâm của buổi workshop. Trong suốt thời gian làm việc tại các tổ chức nước ngoài giữ cương vị lãnh đạo trong tập đoàn hàng chục nghìn người, GS. Phan Văn Trường đã đúc kết gốc rễ của văn hoá doanh nghiệp chính là văn hoá báo cáo. Giáo sư chia sẻ, đây chính là công cụ để doanh nghiệp Việt Nam vươn đến tiêu chuẩn quốc tế khi văn hoá báo cáo đã tồn tại ở các nước phát triển nhiều năm nay.
Một số điểm nhấn của văn hoá báo cáo bao gồm:
- Đưa về cho “phe mình” những thông tin cần thiết với thời gian thật (đảm bảo tính kịp thời)
- Về những sự kiện, biến cố đã xảy ra
- Về việc làm của cá nhân và đồng đội
- Chia sẻ ý kiến về hướng đi tối ưu cho đoàn thể
- Cảnh báo những bẫy gài trên lộ trình của đồng đội
Văn hoá báo cáo hướng đến đồng nhất về:
- Thông tin, thống nhất cách suy diễn
- Hành động và việc làm
- Hình ảnh của tập thể
Giáo sư nhấn mạnh rằng xây dựng văn hoá báo cáo là vô cùng cần thiết. Báo cáo tạo nên hệ thống thông tin thông suốt, đồng bộ, giúp tìm lời giải cho mọi vấn đề và đồng nhất thông tin.
Phần IV: Cách thức triển khai văn hoá báo cáo – gốc rễ văn hoá hiệu quả.
Báo cáo cũng là cách truyền thông duy nhất tụ họp được 5 cá tính:
- Nhanh
- Cô đọng
- Chính xác
- Đầy đủ
- Có phối hợp hệ thống bằng văn bản
Văn hoá báo cáo buộc mọi người phải phát biểu và làm lộ diện người không có động lực hay người làm việc không năng suất.
Một số lưu ý khi thiết lập văn hoá báo cáo:
- Lãnh đạo cũng cần báo cáo để tạo sự bình đẳng
- Báo cáo phải diễn ra trong thời gian thực
- Người được báo cáo phải phản ứng nhanh, không được quan liêu
Và cuối cùng, báo cáo thúc đẩy doanh nghiệp xây dựng văn hoá theo tiêu chuẩn Nice & Professional. Đây là tiêu chuẩn “Ôn hoà và Chuyên Nghiệp.” Dù ở cấp độ nào, báo cáo cũng cần đảm bảo 2 tiêu chuẩn này. Một khi phong cách báo cáo này đã đi vào hoạt động, văn hoá doanh nghiệp cũng sẽ khởi sắc theo theo hướng này.
Phần V: Q&A
Câu hỏi 1:
Có thể bắt đầu triển khai văn hoá báo cáo từ đâu? Từ một nhóm nhỏ hay triển khai toàn bộ doanh nghiệp từ đầu?
Trả lời:
Bạn hãy bắt đầu xây dựng hệ thống báo cáo bằng cách báo cáo bằng văn bản cho các bên liên quan. Hãy chuyển đổi những gì thường được trao đổi truyền miệng thành văn bản trong 2 dòng ngắn gọn. Một khi quy trình báo cáo đã được triển khai, bạn có thể thấy ngay phòng ban nào đang làm việc chưa hiệu quả.
Câu hỏi 2:
Mỗi một doanh nghiệp có đặc thù khác nhau vì được cấu tạo bởi nhân viên từ các hoàn cảnh đa dạng. Vậy nên doanh nghiệp phải tìm cách thực hiện phù hợp và hiệu quả. Xin Giáo sư chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc thực thi văn hoá báo cáo hiệu quả.
Trả lời
Như chúng ta bàn lúc trước, doanh nghiệp nào dù có văn hoá khác nhau cũng sẽ cần đảm bảo 2 yếu tố: Nice & Professional. Còn văn hoá báo cáo sẽ là công cụ để chúng ta đảm bảo tiến độ và giảm được thói quan liêu bằng cách dồn mỗi người vào trách nhiệm của mình.
Thầy xin lấy ví dụ với công ty Grab. Bạn vừa lên xe là đã thấy app báo cáo về thời gian và địa điểm của bạn, bạn sẽ trả bao nhiêu tiền, vv. Đây chính là văn hoá báo cáo. Một công ty phục vụ hàng triệu người như vậy vẫn đảm bảo được sự khẩn cấp và chính xác. Họ làm được, vậy sao ta không làm được? Nếu đảm bảo được quy trình này, các phòng ban và nhân viên sẽ không thể có sự gian dối, và công ty của bạn sớm muộn sẽ phát hiện được điểm trũng của năng suất để cắt giảm.
Câu hỏi 3:
Xin Giáo sư chia sẻ làm thế nào để đảm bảo đầy đủ thông tin với báo cáo trong 2 dòng?
Trả lời
Xin chia sẻ với các bạn, tôi có thể làm hàng trăm cái báo cáo trong một ngày với nội dung đơn giản như sau: “Thưa các bạn, hôm nay tôi vừa xây xong bức tường này lúc 12h trưa. Toàn thể nhân viên rất vui vẻ. Không có một sự cố nào xảy ra, và chúng tôi làm theo đúng tiến độ.” Như vậy là xong rồi.
Câu hỏi 4:
Thưa Giáo sư, làm cách nào để khiến nhân viên coi quy trình báo cáo không phải là một cách để “bóc mẽ” họ mà là để giúp thông tin được minh bạch?
Trả lời
Để triển khai quy trình này không khó. Doanh nghiệp cần bắt đầu từ cấp lãnh đạo trước. Các lãnh đạo cấp cao sẽ báo cáo với cấp lãnh đạo cấp trung, và họ sẽ đòi hỏi lãnh đạo cấp trung làm như họ. Nhưng để văn hoá báo cáo có thể đi sau vào “da thịt” công ty, điều này sẽ mất khoảng tầm 2 năm. Nhưng thà 2 năm nữa ta đạt được văn hoá báo cáo minh bạch, còn hơn là ta ngại ngùng mà không triển khai.
Chúng ta đừng quên rằng thế giới đang đi vào thời đại 4.0 và đang hoà nhập với toàn cầu. Các nước phát triển đã có văn hoá báo cáo rất chặt chẽ từ hàng chục năm trước. Và chính văn hoá báo cáo chặt chẽ đó cho phép những công ty như Google có thể cử nhân viên đi khắp nơi mà vẫn đảm bảo tiến độ. Và với văn hoá báo cáo, chúng ta sẽ làm việc với tinh thần “công dân toàn cầu,” nhẹ nhàng với “làm thật việc thật.” Chỉ có những người làm việc không hiệu quả mới sợ văn hoá báo cáo. Những người này sẽ không trụ lại được và sẽ tự động rời đi.
Kết
Buổi chia sẻ thành công với những tri thức quý giá từ GS. Phan Văn Trường và chị Trần Hồng Ngọc, và sự đóng góp thông tin nhiệt tình từ các anh chị tham dự.
HSM vô cùng vinh dự khi được tin tưởng là đơn vị tổ chức của chương trình. Hy vọng rằng trong tương lai, HSM sẽ được tiếp tục đồng hành cùng Giáo sư và các anh chị tham gia trong các chương trình chia sẻ và đào tạo sắp tới.
Để biết thêm về các phương pháp xây dựng một văn hoá doanh nghiệp vững mạnh, hãy tham gia khoá học “Văn Hoá Doanh Nghiệp” của HSM để được tư vấn bởi các chuyên gia hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực quản lý và nhân sự.