[Workshop T8/2021] : Bí Quyết Tinh Gọn Bộ Máy Nhân Sự Hiệu Quả  

Đó là một trong những trọng tâm của Workshop: “Bí quyết tinh gọn bộ máy nhân sự”do Học viên Chiến lược Nhân sự HSM tổ chức ngày 26/08/2021. 

Buổi workshop “tinh gọn bộ máy nhân sự” diễn ra sôi nổi với sự tham gia của gần 180 khách tham dự. Họ là những quản lý, cán bộ nhân sự tại các doanh nghiệp và startup. Đặc biệt, trong sự kiện có sự góp mặt của chị Trần Thị Thu Hồng – Giám đốc Nhân sự DLS Inc đã có nhiều chia sẻ chuyên sâu về bộ máy nhân sự và định hướng phát triển hệ thống quản lý nhân sự phù hợp với doanh nghiệp.

Các vấn đề về bộ máy nhân sự doanh nghiệp thường gặp phải

Đến với chương trình, các khách mời tham dự đều có những câu hỏi và trăn trở về phương pháp nhân sự tối ưu cho tổ chức của mình. Một số cảm thấy hiện tại nhân sự đang phải kiêm nhiệm quá nhiều công việc một lúc, một số mong muốn tổ chức của mình sớm xây dựng hệ thống nhân sự chuẩn chỉnh. Những người khác lại gặp khó khăn trong việc tuyển đúng và đủ người,…

Chị Hồng chia sẻ, đó là những vấn đề thường gặp trong bài toán quản lý và tinh gọn bộ máy nhân sự. Các vấn đề này có thể chia thành những “pain points”. Nó dựa trên hai góc độ: từ doanh nghiệp và từ người làm HR. Chẳng hạn như, chủ doanh nghiệp sẽ tập trung vào sản phẩm, doanh thu nhiều hơn nhưng chưa có chiến lược nhân sự rõ ràng; lãnh đạo doanh nghiệp thấy rằng công tác nhân sự chưa đạt yêu cầu về chiều rộng và sâu; yếu tố con người trong công ty luôn thấy yếu, thiếu chậm,… Người làm nhân sự lại gặp phải những khó khăn như nguồn lực hạn chế, kỳ vọng của lãnh đạo quá lớn hay người lao động ngày càng khó tính,…

Những vấn đề này cho thấy, bài toán con người của doanh nghiệp phức tạp và muôn màu muôn vẻ đến thế nào. Nhưng theo chị Hồng, phần lớn các pain point này đều có liên quan đến một vấn đề chính: nhiều quản lý đang nhầm lẫn giữa chức danh và năng lực của người lao động. “Nhiều lúc nhân sự nhận được yêu cầu tuyển dụng là một chức danh. Tuy nhiên, chức danh này lại đi kèm những kỳ vọng có thể chưa hợp lý với thực tế và năng lực của người lao động,” chị Hồng chia sẻ. “Và mấu chốt mà người sử dụng lao động cần hiểu rằng, chúng ta không cần nhân sự xuất sắc – trên thông thiên văn dưới tường địa lý – mà cần sự phù hợp với tổ chức.”

Làm thế nào để thiết lập cơ cấu bộ máy nhân sự tinh gọn dựa trên năng lực lõi?

Hiểu đúng về Quản trị nhân sự trong tổ chức

Trong Quản trị nhân sự (Human Resources Management), trách nhiệm của bộ phận HR có thể chia làm 3 lĩnh vực chính, tương ứng với các nhiệm vụ và dịch vụ như sau:

• Tham vấn/cố vấn: Lên các chiến lược nhân sự cho tổ chức
• Dịch vụ: Vận hành nhân sự, các nhiệm vụ hàng ngày như tuyển dụng, C&B, đào tạo,…
• Quản lý: Hành chính nhân sự: các vấn đề về tuân thủ, hợp chuẩn nhân sự, dữ liệu nhân sự,…

“Mỗi lĩnh vực sẽ là ưu tiên dựa trên nhu cầu và giai đoạn phát triển của mỗi doanh nghiệp. Nếu không hiểu đúng về quản trị nhân sự và không xác định rõ nhu cầu, kỳ vọng của ban lãnh đạo về bộ phận HR, rất khó để tổ chức và sắp xếp phòng HR phù hợp” – Chị Hồng nhấn mạnh.

Khi nào doanh nghiệp vừa và nhỏ cần có HR?

Theo như chị Hồng chia sẻ, lý tưởng nhất đối với các startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ là có bộ phận HR chuyên trách ngay từ đầu. Vậy nhưng, đây không phải là trường hợp phổ biến dù các công việc của HR luôn tồn tại trong tổ chức, chỉ là do các nhân sự khác hoặc ban lãnh đạo đảm nhiệm.

“Thông thường, khi công ty có từ 50 – 70 nhân viên,  doanh nghiệp nên có bộ phận HR toàn thời gian. Tuy nhiên, điều này phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Chẳng hạn như tư duy lãnh đạo, nguồn vốn, quy mô doanh nghiệp. Vì vậy, không có công thức đúng áp dụng hết cho tất cả mọi doanh nghiệp mà mấu chốt vẫn nằm ở hai chữ PHÙ HỢP,” chị Hồng chia sẻ.

Làm thế nào để thiết lập phòng Nhân sự hiệu quả?

Theo chị Hồng, cách xác định phương hướng để thiết lập phòng Nhân sự hiệu quả có thể dựa vào 03 yếu tố:

• Nhu cầu: Các yếu tố liên quan đến quan điểm, tầm nhìn của lãnh đạo về quản trị con người và mục tiêu của công ty. Mỗi công ty có các mục tiêu khác nhau như huy động vốn, lên sàn chứng khoán, phát triển lâu dài,… sẽ có những nhu cầu về nhân sự khác nhau.
• Năng lực: Năng lực tài chính của doanh nghiệp và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin của nhân sự quyết định số lượng và kích cỡ của phòng nhân sự.
• Khả năng đáp ứng: Công ty hoặc bộ phận nhân sự có khả năng đáp ứng được những nhu cầu nào?

“Các doanh nghiệp cần xác định thật rõ NHU CẦU để tránh có những kỳ vọng không khả thi” – Chị Hồng nhấn mạnh. “Một nguyên tắc chung dành cho các doanh nghiệp đang xây dựng phòng nhân sự chính là: Mỗi chức năng HR đòi hỏi một loại năng lực lõi khác nhau để làm một cách tốt nhất.”

Cách tổ chức công việc HR dựa theo nhóm năng lực nổi trội:

Giống như câu chuyện ngụ ngôn chúng ta thường gặp, “đừng bắt khỉ phải bơi, đừng bắt cá phải leo cây,” mỗi cá nhân đều có giá trị cho tổ chức nếu được đặt đúng vị trí và giao đúng nhiệm vụ. Điều động nhân sự cũng tương tự như vậy, tổ chức bộ máy HR dựa theo nhóm năng lực nổi trội của nhân viên cũng là một cách để thiết lực cơ cấu phòng nhân sự dựa theo năng lực lõi. Một cách chia khá đơn giản là theo tính cách hướng nội – hướng ngoại hoặc pha trộn của nhân sự:

• Hướng ngoại: Phù hợp với những công việc cần sự giao lưu, nhiệt tình như tuyển dụng, truyền thông, đào tạo và phát triển
• Hướng nội: Sự chu đáo, tỉ mỉ của những người hướng nội sẽ phát huy được trong các công việc như C&B, hệ thống, chính sách nhân sự, admin, dịch vụ
• Lai (hybrid): Những người này có những điểm mạnh của tính cách hướng nội và hướng ngoại sẽ phát huy mạnh với những mảng như HRBP (Human Resource Business Partner), đào tạo & phát triển, kết nối mọi người.

Giải pháp tinh gọn bộ máy phòng nhân sự chuyên nghiệp khi hạn chế về nguồn lực

Nhiều khi, doanh nghiệp đang có nhu cầu và trong giai đoạn cần có những chức năng chuyên trách HR để phát triển hơn nữa, Nhưng lại vướng mắc phải bài toán tài chính và nguồn lực. Một trong những giải pháp hiệu quả chính là sử dụng nguồn lực thuê ngoài kết hợp với bộ máy nội bộ sẵn có.

Trong đó việc sử dụng dịch vụ “phòng nhân sự thuê ngoài” khá phổ biến. Đây không phải là một khái niệm mới mẻ đối với các tổ chức quy mô vừa và nhỏ hiện nay. Những dịch vụ HR hay được thuê ngoài có thể kể đến như tuyển dụng:  dịch vụ tính lương, thưởng, bảo hiểm,… Đặc biệt, đây là giải pháp để các tổ chức vừa và nhỏ sử dụng dịch vụ tư vấn và hoạch định chiến lược nhân sự từ những chuyên gia phát triển nguồn nhân lực HRD khi công ty chưa có đủ tài nguyên hoặc nhu cầu cho một vị trí full-time dành cho công việc này.

Trong ba mảng kể trên của nhân sự, chiến lược, dịch vụ và quản lý vận hành, các startup và tổ chức vừa/nhỏ có thể kết hợp giữa nhân sự nội bộ và các dịch vụ thuê ngoài để tối ưu và tinh gọn bộ máy nhân sự. Chẳng hạn như với mảng “chiến lược” liên quan đến các công việc như tái cấu trúc, thiết kế tổ chức,… Nếu không có đủ nguồn lực, doanh nghiệp nên tìm đến các tổ chức tư vấn để được hỗ trợ bởi những chuyên gia giàu kinh nghiệm. Những mảng việc liên quan đến dịch vụ và vận hành nhân sự có thể xây dựng dựa trên quy tắc:

• Năng lực cốt lõi: hiện tại nhân sự có năng lực và khả năng đáp ứng nhu cầu gì?
• Ưu tiên HR: doanh nghiệp cần những dịch vụ gì nhất?

Chị Hoài Linh – Giám đốc Nhân sự Tập đoàn Navigos cũng là khách tham dự của sự kiện chia sẻ: “Tuy có thể nhu cầu doanh nghiệp chưa đủ lớn để có các bộ phận HRBP – nhân sự chuyên trách các mảng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu bộ phận nhân sự luôn làm việc với tâm thế HRBP – luôn ‘bám rễ’ với các hoạt động kinh doanh của tổ chức và thấu hiểu đặc thù doanh nghiệp. Những chính sách và hoạt động nhân sự sẽ hiệu quả và thực tế hơn rất nhiều. Và khi doanh nghiệp muốn tổ chức lại bộ máy HR để theo đường lối HRBP, điều này cũng dễ dàng thực hiện hơn.”

Tạm kết: Không cần bộ máy nhân sự cồng kềnh

Kết thúc buổi chia sẻ, chị Hồng và chị Linh có những đúc kết và kinh nghiệm quý báu về chuyện ngành và nghề HR gửi gắm đến toàn thể khách mời tham dự sự kiện. Trước vấn đề tinh gọn bộ máy nhân sự trong thời buổi Covid, các công ty và tổ chức vẫn luôn phải đối mặt với câu chuyện “điều chỉnh” và linh hoạt. “Vì vậy, doanh nghiệp cần có cái nhìn rộng hơn và hướng đến những giải pháp có chi phí tối ưu và phù hợp nhất. Đừng quá quan trọng việc ‘một bộ máy chuẩn chỉnh là phải có cái nọ cái kia,” mà hãy nghĩ rằng làm sao để tinh gọn và ‘sống khỏe’ nhất trong thời điểm này,” chị Hoài Linh chia sẻ.

Anh/Chị là chủ doanh nghiệp/quản lý nhân sự đang quan tâm đến các phương pháp phát triển bộ máy nhân sự cho tổ chức của mình? Hãy liên hệ với HSM để tìm hiểu về dịch vụ tư vấn chiến lược nhân sự và các dịch vụ “phòng HR thuê ngoài” để tối ưu bộ máy vận hành của tổ chức mình, Anh/Chị nhé!