BÍ KÍP TRIỂN KHAI QUẢN TRỊ TRI THỨC HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP

Trong bài trước “QUẢN TRỊ TRI THỨC HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP”, diễn giả Hoàng Việt Thắng – Cố vấn đào tạo công ty SmartOSC đã chia sẻ về bản chất, mô hình, tầm quan trọng của quản trị tri thức và Mô hình SECI. Trong bài này, Học viện chiến lược nhân sự HSM xin gửi tới anh chị các nội dung tiếp theo trong workshop, đó là:

• Quy trình triển khai quản trị tri thức theo mô hình SECI
• Bài học triển khai thực tế và bí kíp xây dựng và phát triển cộng đồng học tập
• Phần Q&A

PHẦN 3. QUY TRÌNH TRIỂN KHAI QUẢN TRỊ TRI THỨC THEO MÔ HÌNH SECI

3.2. Quy trình triển khai quản trị tri thức theo mô hình SECI

Bước 1: Khởi tạo

Anh/chị cần xác định mục tiêu, người phụ trách đồng thời xác định và thu thập các tri thức cần thiết (nội bộ, khách hàng, đối tác,…)

Bước 2: Lưu trữ

Để thực hiện bước này, anh/chị cần xây dựng cấu trúc hệ thống lưu trữ tri thức, xác định cách thức lưu trữ (tài liệu, cơ sở dữ liệu, video,…) đồng thời lựa chọn hệ thống quản trị tri thức (KMS – Knowledge Management System) phù hợp.

Bước 3: Chia sẻ

Chia sẻ là bước thực hiện quá trình trao đổi tri thức giữa các cá nhân trong tổ chức và triển khai các hoạt động chia sẻ, đào tạo, học tập (cá nhân/nhóm).

Bước 4: Ứng dụng

Đây là mục tiêu chính của việc quản trị tri thức. Việc ứng dụng được thể hiện ở hoạt động phát triển các sản phẩm dịch vụ mới, tăng chất lượng, giảm giá thành, tăng mức độ hài lòng khách hàng.

Bước 5: Đánh giá

Đánh giá mức độ phù hợp của tri thức trong tổ chức; đo lường hiệu quả triển khai hoạt động quản trị tri thức; Đề xuất cải tiến và bắt đầu quy trình mới là hoạt động được thực hiện trong bước này.

PHẦN 4. BÀI HỌC TRIỂN KHAI THỰC TẾ VÀ BÍ KÍP XÂY DỰNG & PHÁT TRIỂN CỘNG ĐỒNG HỌC TẬP

4.1. Vai trò của L&D trong quản trị tri thức

Vai trò của L&D trong quản trị tri thức tập trung vào 2 nội dung chính sau:

• Xây dựng môi trường thuận lợi cho hoạt động học tập
• Tạo được dòng chảy tri thức lưu chuyển trong tổ chức

* Về xây dựng môi trường học tập (cộng đồng học tập):

Áp dụng mô hình SECI để xây dựng môi trường học tập thông qua một số yếu tố sau:

1. [S] Xã hội hóa: Tạo môi trường chia sẻ.

Để làm được điều này, cần có sự định hướng từ lãnh đạo, có cơ chế, chính sách đào tạo và xây dựng năng lực tự học, đọc sách của các cá nhân.

2. [E] Ngoại khóa: Tạo môi trường tương tác.

Xây dựng các nhóm học tập, tổ chức các chuỗi seminar, workshop, lunch &Learn,…

3. [C] Kết hợp: Tạo môi trường mạng lưới.

Xây dựng môi trường mạng lưới thong qua việc lưu trữ tri thức, tạo ra cách thức dễ tìm kiếm, dễ tra cứu và khuyến khích việc chia sẻ kinh nghiệm.

4.[I] Nội hoá: Tạo môi trường thực hành

Môi trường này được tạo ra thông qua việc vận dụng kiến thức học vào công việc và follow sau đào tạo.

+ Follow sau đào tạo.

* Tạo dòng chảy tri thức luân chuyển trong tổ chức

– Dịch chuyển trong thiết kế các hoạt động học tập

4.2. 04 bí kíp xây dựng và phát triển cộng đồng học tập

Sai lầm 1. Nhân viên không hứng thú và ít tham gia các hoạt động học tập

=> Bí kíp 1: Trang bị năng lực tự học “Hiệu quả” như học online hiệu quả, đọc sách hiệu quả, học nhóm hiệu quả.

Đặc biệt, cần vận dụng kiến thức vào công việc hiệu quả: Mỗi người đều là Học viên – Mentor – GV (học kiến thức, hướng dẫn người khác, thậm chí dạy để củng cố kiến thức, tăng hiệu quả việc học)

Sai lầm 2. Bộ phận Đào tạo bị quá tải trong việc triển khai các khoá học & chương trình đào tạo

=> Bí kíp 2: Nhóm học tập “Linh hoạt”. Bí kíp này góp phần xây dựng văn hóa học tập, kết nối các thành viên trong công ty và tạo môi trường để các thành viên học hỏi.

“60% Nhân viên cho rằng họ thấy rất khó hoặc gần như không thể tiếp cận được những thông tin cần thiết từ đồng nghiệp để thực hiện công việc của họ.”

(Nguồn: The Workplace Knowledge and Productivity Report, Mỹ, 2019)

Sai lầm 3. Nhân viên rất khó tìm kiếm các tài liệu cần thiết, đặc biệt là về quy trình, chính sách

=> Bí kíp 3: Chuẩn hoá KMS – Hệ thống quản trị tri thức

Chuẩn hoá hệ thống trí thức bằng cách Tài liệu hoá, hệ thống hoá và công thức hoá các tri thức trong doanh nghiệp.

Ví dụ: Hiện NTQ đang sử dụng wikipedia là một trong những hình thức chuẩn hoá hệ thống tri thức trong doanh nghiệp.

Sai lầm 4. Kiêm nhiệm, làm việc việc và không tập trung theo sát và đẩy mạnh hoạt động học tập

=> Bí kíp 4: Thường xuyên có hệ thống đánh giá, ghi nhận phản hồi

Khi thống kê số liệu đầy đủ , doanh nghiệp/tổ chức sẽ nhìn được sự thay đổi tích cực hàng tháng. Ngoài ra, anh/chị có thể thêm nhiều ý tưởng cải tiến, follow được kết quả và đánh giá hiệu quả. Đồng thời, các tương tác, kết nối và thu hút nhiều người quan tâm hơn.

PHẦN Q&A

Câu hỏi 1: Để triển khai tổ chức quản trị tri thức hiệu quả, cần bố trí nguồn lực/nhân sự như thế nào?

Về nguồn lực để triển khai quản trị tri thức, cần có 01 người chuyên trách, giúp kết nối với các bộ phận liên quan để thu thập các tri thức. Ví dụ: Tại doanh nghiệp của Thắng, để có các thông tin kinh nghiệm chia sẻ, người chuyên trách cần trao đổi với nhóm học tập & trao đổi với những bộ phận có liên quan để thu thập thông tin về chính sách, quy trình hoặc tham khảo để thu thập các thông tin liên quan đến những người quản lý dự án giúp mình có thêm những thông tin liên quan đến bài học để triển khai dự án tốt hơn.

Câu hỏi 2: Quá trình giám sát, đánh giá đảm bảo thực hiện mô hình SECI của tổ chức anh Thắng hiện như thế nào?

– Đi theo hình thức từ đơn giản đến cải tiến tốt dần. Ví dụ: lúc đầu tạo nhóm học tập chính quy, giúp nhóm vận hành, khi nó đã ổn định thì xây dựng các nhóm quy mô nhỏ hơn.

– Về mô hình KMS, đầu tiên xây dựng cấu trúc thông tin mà mình đang mong muốn sau đó cần tương tác với các bộ phận khác nhau để lấy thông tin về, mấu chốt là “mình cứ cải tiến, cải tiến rồi làm tốt dần, gặp sai thì sửa, nó sẽ tiến bộ dần qua thời gian”.

Câu hỏi 3: Có 01 chuyên viên kỹ thuật làm việc lâu năm như chuyên gia QA về kiểm tra bánh. Chỉ có bác ấy thử nếm thì mới cho ra bánh ngon nhất. Giờ công ty muốn bác ấy chia sẻ bí quyết thì có 2 trường hợp xảy ra. Trường họp 1 là bác ấy sẽ ko chia sẻ vì sợ sau khi công ty có rồi sẽ không còn trọng dụng bác ấy nữa. Trường hợp 2 là cho dù bác ấy có chia sẻ thì cũng rất khó ai học được vì nó thuộc dạng khứu giác mỗi người một khác. Trong trường hợp này thì phương pháp nào quản trị tri thức sẽ hiệu quả?

Cần khai thác thông tin gợi mở, chia thành những form nhỏ để khai thác thông tin của người đó và có thêm người tiếp nhận thay vì 1 người

Câu hỏi 4: Làm sao để vận hành nhóm học tập hiệu quả?

Anh/chị có thể tham khảo 2 ý tưởng vận hành sau:

– Cùng đầu tư 1 số cuốn sách, tài liệu, khoá học chung

– Học tập không nhất thiết phải kéo dài quá lâu, nên chia nhỏ thời gian học tập, 03 tháng xây dựng lại một nhóm học tập, cần đặt ra mục tiêu, kế hoạch học tập

Câu hỏi 5: Trong công ty, công việc của ai cũng bận, không có thời gian hoặc không có thói quen chia sẻ. Vậy tình huống này cần phải xử lý thế nào?

Đáp: Nên tiếp cận bằng cách từ trên xuống, nhóm quản lý đi học trước những kỹ năng cơ bản. Quản lý đi học chứng tỏ quản lý bận như vậy còn đi học được tại sao nhân viên lại không? Khi quản lý đi học về có thêm nhiều tri thức và muốn lan tỏa đến nhân viên. Từ đó đó sẽ cử nhân viên đi học để bổ sung những tri thức, qua đó 2 bên sẽ hiểu nhau hơn. 

Câu hỏi 6: Khi công ty eo hẹp về ngân sách, có cách nào để triển khai hiệu quả?

Đáp: Cần triển khai mạnh mẽ nhóm học tập. Đầu tiên mỗi nhóm học tập học online lý thuyết, không tốn nhiều chi phí. Sau đó, khi giảng viên đến sẽ giải đáp những cái chưa hiểu. Cuối cùng, thực hiện follow học viên để tăng tính hiệu quả hơn. 

 Câu hỏi 7:  Khi cấp trên có tâm lý “mì ăn liền”, trong khi việc đào tạo đòi hỏi sự kiên trì lớn thì mới thấy được thành quả. Vậy làm cách thay đổi/ tiếp cận trong trường hợp này?

Đáp: Công ty anh Thắng đang triển khai Chương trình X-Men, X-Men 01: Lãnh đạo; X-Men 02: Kế cận lãnh đạo; X-Men 03:…

Đội ngũ học viên của cấp trên là Mentor của cấp dưới -> follow sát sao hơn, học viên được cam kết, ghi nhận. Từ đó, thúc đẩy cán bộ, nhân sự trong công ty tham gia sâu hơn vào hoạt động đào tạo.

Xem thêm: Các workshop trong chuỗi “Learning & Development Series – Bí mật từ người trong cuộc”

• “5 Bí quyết triển khai Virtual learning hiệu quả” (Workshop #3)
• “Phát triển đội ngũ giảng viên nội bộ thiện chiến” (Workshop #4)
• “Xây dựng văn hoá coaching trong doanh nghiệp” (Workshop#5)

—-

Hiện tại, HSM đang triển khai các lớp học online và offline public và inhouse. Anh chị quan tâm vui lòng liên hệ:

Hotline: 0965.609.220

Email: training@hsmconsulting.vn

Thông tin tham khảo các khoá học:

1. Giảng viên chuyên nghiệp (offline): https://hsmconsulting.vn/giang-vien-chuyen-nghiep/
2. Tư duy phản biện cho nhà quản lý, lãnh đạo (offline): https://hsmconsulting.vn/tu-duy-phan-bien/
3. Nhà quản lý hiệu suất cao (online): https://hsmconsulting.vn/nha-quan-ly-hieu-suat-cao/
4. Văn hóa doanh nghiệp (online): https://hsmconsulting.vn/van-hoa-doanh-nghiep-online/
5. Đo lường hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp (online): https://hsmconsulting.vn/do-luong-hieu-qua-dao-tao-online/